Auditores do PQTA discutem a Gestão Operacional e de Pessoas nos cartórios

Segunda live de lançamento do PQTA 2020 aconteceu nesta quarta-feira (13); programação de encontros ao vivo no Instagram e Youtube da Anoreg/BR vai até sexta-feira (15)

Especialistas e auditores do Prêmio Qualidade Total Anoreg (PQTA) discutiram, nesta quarta-feira (13.05), a implementação da Gestão Operacional e de Pessoas nos cartórios do Brasil. O encontro ao vivo faz parte de uma série de quatro lives de lançamento do PQTA 2020, idealizadas pela Diretoria de Qualidade da Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg/BR) e a Brisot Consultoria & Treinamento. As próximas lives, nos dias 14 e 15 de maio, às 9h, no horário de Brasília, vão tratar da Gestão de Segurança e Saúde no Trabalho, e Gestão Socioambiental; e da Gestão da Informação e Controle de Dados, e Gestão da Inovação, respectivamente. As transmissões são feitas no Instagram (branoreg) e no canal do Youtube da Anoreg/BR.

De acordo com Alberto Takashi Abukawa, auditor e consultor do PQTA, a gestão é a única forma de preparar o cartório e os colaboradores para todos os cenários, favoráveis e desfavoráveis. “Nós temos que saber como tratar o nosso cliente até na resposta negativa. Gestão Operacional é o que vai te fazer estar preparado para a contingência. O que fez o Japão se tornar uma potência mundial foi utilizar o que tinham, que era muito pouco, para aumentar a produção e a eficiência. É o conceito de não jogar nada fora e saber usar tudo”, exemplificou. Ele apontou ainda que o responsável pela definição do que deve ser feito é a pessoa que operacionaliza a serventia no dia a dia, o que coloca a gestão fora de um processo burocrático, mas necessário.

Na visão de Maurício de Oliveira Mota, auditor e supervisor do PQTA, “a gestão operacional é o passo seguinte ao planejamento estratégico”. Segundo ele, praticar a Gestão Operacional é ter controle e segurança do serviço prestado no cotidiano. “Alguns cartórios possuem manuais operacionais para que o colaborador tenha segurança da atividade quando for incorporado ao serviço. A instrução de trabalho está inclusa no sistema de operação de qualidade. Gestão Operacional é o serviço que se faz no dia a dia e afeta a satisfação do colaborador em trabalhar naquele local”, disse.

Em relação a Gestão de Pessoas, especificamente, Valério Brisot, diretor da Brisot Consultoria & Treinamento, destacou que a análise de competência e de habilidades psicológicas é essencial para que o colaborador ocupe o cargo correto dentro da serventia. “Não tem uma gestão simples de treinamentos, é necessário ver a competência para que a pessoa fique na posição que é mais favorável para ela e para o trabalho. O perfil dos colaboradores tem que ser o correto para ocupar o cargo correto. Além de levar em consideração os fatores emocionais porque, às vezes, a pessoa não tem perfil para o cargo de liderança, por exemplo. Você vai fazer treinamentos para sempre e não vai ter o resultado que espera”, explicou.

Nesse sentido, Maria Aparecida Bianchin, diretora de Qualidade da Anoreg/BR e coordenadora do PQTA, ressaltou que a Gestão Operacional não é realizada, unicamente, pelos notários e registradores, pois deve ter a participação dos colaboradores para ser eficiente. “Gestão é competência, conscientização e participação das pessoas. Os colaboradores tem que estar empenhados para cumprimento das metas e objetivos pontuados pelo responsável e líder da serventia”, alegou.

Indicadores de Qualidade

A Gestão Operacional e de Pessoas é comumente atrelada a indicadores de resultado e de qualidade. Durante a live, Bianchin questionou aos demais especialistas sobre a efetividade dessas ferramentas. O diretor da Brisot Consultoria & Treinamento respondeu que os indicadores mostram se a serventia está atingindo os objetivos traçados no planejamento estratégico e na gestão. “É a famosa frase: quem não mede, não gerencia. A minha visão de indicador é que é necessário, mas sem exagero. Aliás, precisamos deixar claro que quem tem que saber o indicador são os líderes do processo. Indicador deve ser feito para que você tome a decisão certa e deve ser criado com base no objetivo”, disse.

Mota, por sua vez, afirmou que é preciso verificar a eficácia da prática cartorária e, no dia a dia, a forma de identificar a qualidade do treinamento e dos processos aplicados é com o uso de indicadores. Em concordância, Abukawa lembrou, também, que “é melhor um bom indicador do que 10 indicadores que não fazem diferença alguma, a quantidade não importa tanto”.

Auditoria do PQTA

Com o objetivo de esclarecer dúvidas e garantir a transparência dos processos do PQTA, a diretora de Qualidade da Anoreg/BR explicou, durante a transmissão, que os auditores seguem normas e códigos de ética para que não auditem cartórios onde já realizaram serviços de consultoria. Ela ressaltou ainda que o regulamento do Prêmio determina que os notários e registradores devem indicar se houve o contato profissional com algum auditor para que não exista conflito no momento da auditoria. “O auditor não pode ter prestado qualquer serviço de consultoria à serventia nos últimos dois anos”, completou.

Os demais especialistas e auditores do PQTA acrescentaram que as próprias empresas apresentam uma lista de cartórios que contrataram a consultoria para envio à Diretoria do Prêmio.

Fonte: Assessoria de Comunicação – Anoreg/BR